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Overview
Waiting for a reimbursement isn’t exactly a thrill ride. You’re out of pocket, and that money matters, so it’s only natural to want it back fast. We get it! That’s why we aim to process your claim and deposit your reimbursement within 3–5 business days of receiving your submission.
But here’s the thing: the speed of your reimbursement depends a lot on what you include with your claim. Missing or unclear documentation is one of the most common reasons claims get delayed.
To keep things moving smoothly, make sure you’re submitting everything we need upfront. (We’ll show you exactly what that looks like.)
Some claims may still take a little longer depending on how they’re submitted, how complex they are, or how many other claims are in the queue. But you can always check your claim status anytime in your Member Centre—no guessing or waiting for an email update.
The good news? A complete, clear submission is the fastest path to a quick deposit. And we’re here to help you get it right the first time.
The details
Submitting claims with supporting documentation
Include detailed information for each expense and upload any supporting documents you have for the expense.
The more info you provide up front, the fewer delays! Our Claims Team will be able to review and confirm relevant details listed on your documentation and ensure expenses are eligible and fit into your benefit period.
While submitting your expense, you’ll be able to add documentation using the + button.
Separating expenses is an important part of submitting your claim correctly. Ensure that each expense is entered individually by expense and who it's for so we can review and process quickly and accurately.
Combining expenses into one claim submission
Each time you submit a claim, it goes into a queue for processing. So, if you submit each of your expenses as an individual claim, it will go into its own place in line.
You can easily combine expenses into a single claim that will get processed at once by using the + Add New Expense button during the claim submission process.
It looks like this...
....and you’ll see it during the claim submission process, once you’ve added an expense.
Watch out for messages from our team
If anything comes up after you’ve submitted your claim, our team will reach out to you. Watch out for messages from us in your inbox asking to clarify details or provide supporting documentation for your expenses. Make sure that your email address in your Member Centre is current – you can even add a secondary email address. Check out this article on managing email addresses for more information.
For supporting documentation, you’ll be asked to upload directly to the expense in your Member Centre. When you login to your Member Centre, you’ll see a banner letting you know which expense(s) need updating. Follow the prompts to upload the documentation. Need more details on how to upload? Instructions for that are found in this article.
When we’re waiting for follow up from you, we’ll also update your claim status. You’ll see that reflected on your expense in your Member Centre.
Keeping your direct deposit details up-to-date
Ensuring that your banking details are up-to-date means we won’t encounter any errors when sending your reimbursement. An error in connecting to your account means we’ll have to reach out to you, have details updated, and then resend the funds.
You can always do a double check of your direct deposit details in your Member Centre by clicking on the dropdown menu next to your name and selecting Direct Deposit Details.
Not signed up for direct deposit? No time like the present. Reimbursements via cheque are subject to a $10.00 fee...and nobody likes fees!
Anything else?
Still waiting and feeling unsure? We’ve got your back! If your claim is taking longer than expected and you haven’t heard from us, feel free to submit a request using the support form in your Member Centre. We’ll be happy to take a look!
FR
Aperçu
Attendre un remboursement, ce n’est jamais très agréable. Vous avez payé de votre poche, cet argent est important, et c’est normal de vouloir le récupérer rapidement. On comprend parfaitement!
C’est pourquoi nous faisons tout pour traiter votre demande et déposer votre remboursement dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables après réception.
Cela dit, la rapidité du traitement dépend en grande partie de ce que vous soumettez. Des documents manquants ou peu clairs sont parmi les causes les plus fréquentes de retard.
Pour éviter les délais, assurez-vous de fournir tous les renseignements nécessaires dès le départ. (On va vous montrer exactement ce que cela implique.)
Certaines demandes peuvent tout de même prendre un peu plus de temps selon leur complexité, le mode de soumission ou le volume global de demandes à traiter.
Mais bonne nouvelle : vous pouvez consulter l’état de votre demande en tout temps dans votre Centre des membres — fini les attentes ou les devinettes!
Une soumission complète et claire, c’est la clé pour un remboursement rapide. Et on est là pour vous aider à bien faire les choses dès le début.
Les détails
Soumettre une demande avec les bons justificatifs
Pour chaque dépense, entrez des informations détaillées et téléversez les documents justificatifs disponibles.
Plus vous fournissez d’info dès le départ, plus vite notre équipe pourra examiner votre demande, valider l’admissibilité des dépenses, et confirmer qu’elles entrent bien dans votre période de couverture.
Lors de la soumission, utilisez le bouton « + » pour ajouter les fichiers requis.
Soumettre les dépenses individuellement
Chaque dépense doit être saisie séparément, en indiquant clairement pour qui elle est. Cela permet un traitement plus rapide et précis.
Regrouper plusieurs dépenses en une seule soumission
Chaque soumission est traitée selon son ordre d’arrivée. Si vous créez plusieurs demandes séparées, chacune sera placée individuellement dans la file d’attente.
Pour simplifier et accélérer le traitement, vous pouvez regrouper vos dépenses dans une seule demande en cliquant sur « Ajouter une dépense » pendant la soumission.
…et vous verrez ce bouton pendant le processus de soumission, une fois qu’une première dépense a été ajoutée.
Surveillez les messages de notre équipe
Si des précisions sont nécessaires, notre équipe vous contactera par courriel. Gardez un œil sur votre boîte de réception pour éviter tout retard.
Assurez-vous que votre adresse courriel dans le Centre des membres est à jour — vous pouvez même ajouter une adresse secondaire. Consultez cet article pour savoir comment les gérer.
Si des documents sont manquants, vous pourrez les téléverser directement à la bonne dépense. Une bannière apparaîtra à votre connexion pour vous indiquer quelles dépenses nécessitent une mise à jour.
Besoin d'aide pour téléverser vos fichiers? Un article détaillé vous guide étape par étape.
L’état de votre demande sera aussi mis à jour dans votre Centre des membres si nous sommes en attente de votre part.
Garder vos infos bancaires à jour
Des informations bancaires à jour nous permettent de déposer votre remboursement sans erreur.
Si une erreur empêche le dépôt, nous devrons vous contacter, attendre la correction, puis recommencer l’envoi.
Pour vérifier vos renseignements bancaires, ouvrez le menu déroulant à côté de votre nom dans le Centre des membres, puis cliquez sur « Coordonnées de dépôt direct ».
Pas encore inscrit au dépôt direct? C’est le moment!
Les remboursements par chèque entraînent des frais de 10 $… et on sait que personne n’aime payer ça.
Une question? Besoin d’un coup de main?
Toujours en attente? Pas sûr que tout a été bien reçu?
Aucun souci : si votre demande prend plus de temps que prévu et que vous n’avez pas eu de nouvelles, vous pouvez soumettre une demande via le formulaire de soutien dans votre Centre des membres. Notre équipe se fera un plaisir de vérifier pour vous.