Supporting documentation for claim submissions

EN | FR


EN

Overview

Supporting documentation is just a fancy way of saying receipts, invoices, prescriptions, doctor’s notes and basically anything that helps provide details about your expenses.

When you submit claims online from your Member Centre, we don’t typically need supporting documentation for each and every medical expense. We assume that you’re submitting information from a document provided by your service provider, and you understand that your records are subject to review by us or the Canada Revenue Agency (CRA). 

Submitting supporting documentation does have it's advantages! Receipts will have amounts broken down by service type, prescriptions will have DINs and invoices will show amounts are paid in full. All of this is important information to help in processing your claim quickly. 

It's important to add each piece of supporting documentation individually, related to it's expense. Adding in this way allows each expense to be properly reviewed. Adding files in bulk can cause items to be missed or cause delays in processing.

To make things easy, we have a handy option during the claim submission process for uploading documentation. 

If you don't submit the documentation and we need to reach out, you should definitely upload  documents directly to the claim in your Member Centre. Avoid sending documentation via email. You're sending us sensitive, private information and we want that uploaded to your secure Member Centre rather than through email, which is not always a secure channel. 

When submitting a manual claim, we’ll need supporting documentation for each expense listed. We’re not handwriting interpretation experts 😉, so we’ll definitely need to see the supporting documentation to confirm information. 

This article will provide an overview of when we’ll ask for supporting documentation for online claim submission. 

The details

More information is required 

Supporting documentation will contain information like dates, details about the expense, who it was for and the cost breakdown of the expense. Our Claims team will require this information to ensure that we’re reimbursing claims that follow CRA guidelines for eligibility, Plan rules and benefit period dates. 

If all the information isn’t added during your claim submission, our team will reach out for supporting documentation so they can determine eligibility and reimburse the expense as part of your claim. 

Expenses over $1000.00

It’s our policy to request supporting documentation for any expense that is over $1000.00.  We want to avoid any negative tax implications for our Members and also prevent over-reimbursement situations so it’s important to make sure that expenses over $1000.00 are paid, and eligible.

Random spot checks 

As part of our commitment to continuously improve our service levels and processes, we may conduct random spot checks on claim submissions. We want to make sure we’re helping our Members avoid negative tax implications and these spot checks ensure CRA guidelines are followed. 

Anything else?

Another benefit of uploading your supporting documentation to your secure Member Centre is that it’s way better than a filing cabinet! Uploading your documentation means it will be safely stored online and be accessible for the duration of your account and beyond. 

If you don't upload your supporting documentation, please keep original documents in your files as you may be required to show proof of the expense if Blendable or the Canada Revenue Agency conduct a review. 


FR

Aperçu

Les documents justificatifs, c’est simplement un terme qui désigne les reçus, factures, prescriptions, billets médicaux et tout autre document apportant des précisions sur vos dépenses.

Lorsque vous soumettez des réclamations en ligne via votre espace membres, nous n’avons généralement pas besoin de documents justificatifs pour chaque dépense médicale. Nous supposons que vous soumettez des informations issues de documents fournis par votre fournisseur de services et que vous comprenez que vos dossiers peuvent être examinés par nous ou par l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Soumettre des documents justificatifs comporte des avantages ! Les reçus indiquent les montants détaillés par type de service, les ordonnances affichent les DIN et les factures confirment que les montants ont été payés en totalité. Toutes ces informations sont essentielles pour traiter votre demande plus rapidement.

Il est important d’ajouter chaque document justificatif individuellement, en lien avec la dépense correspondante. Cette méthode permet une analyse appropriée de chaque dépense. L’ajout de fichiers en lot peut entraîner des omissions ou des retards dans le traitement.

Pour vous faciliter la tâche, une option pratique est disponible lors de la soumission de votre demande pour téléverser la documentation.

Si vous ne soumettez pas les documents et que nous devons faire un suivi, nous vous recommandons fortement de les téléverser directement dans la demande de remboursement dans votre espace membres. Évitez d’envoyer des documents par courriel. Vous nous transmettez des informations sensibles et confidentielles, et nous souhaitons que celles-ci soient téléversées dans votre espace membres sécurisé plutôt que par courriel, qui n’est pas toujours un moyen sécurisé.

En cas de demande manuelle, nous exigerons des documents justificatifs pour chaque dépense inscrite. Nous ne sommes pas des experts en déchiffrage d’écriture manuscrite 😉, donc il est indispensable de nous fournir ces documents pour vérifier les informations.

Cet article vous donnera un aperçu des situations où nous vous demanderons des documents justificatifs lors de la soumission d’une réclamation en ligne.

Détails

Quand des informations supplémentaires sont nécessaires

Les documents justificatifs doivent inclure des informations comme :

  • La date de la dépense
  • Les détails de la dépense
  • La personne concernée
  • La ventilation des coûts

Notre équipe de gestion des réclamation a besoin de ces informations pour s’assurer que les remboursements respectent les lignes directrices de l’ARC, les règles du régime et les dates de la période d’avantages.

Si toutes les informations ne sont pas fournies au moment de la soumission, notre équipe vous contactera pour obtenir les documents justificatifs afin de déterminer l’admissibilité et de rembourser la dépense.

Dépenses de plus de 1000,00 $

Notre politique prévoit de demander des documents justificatifs pour toute dépense supérieure à 1000,00 $. Cette mesure vise à éviter les éventuelles répercussions fiscales négatives pour nos membres et à prévenir les situations de sur-remboursement. Il est donc essentiel de confirmer que les dépenses dépassant ce montant ont bien été payées et qu’elles sont admissibles.

Vérifications aléatoires

Dans le cadre de notre engagement à améliorer en permanence nos services et nos processus, nous effectuons parfois des vérifications aléatoires des demandes de remboursement. Cela permet de garantir le respect des lignes directrices de l’ARC et d’aider nos membres à éviter des conséquences fiscales négatives.

Autre point important

L’un des avantages à téléverser vos documents justificatifs dans votre espace membres sécurisé, c’est que c’est bien plus pratique qu’un classeur ! Une fois téléversés, vos documents seront conservés en toute sécurité en ligne et resteront accessibles tant que votre compte sera actif (et même après sa fermeture).

Si vous ne téléversez pas vos documents justificatifs, veillez à conserver les originaux, car vous pourriez devoir les présenter comme preuve de dépense en cas de vérification par Blendable ou l’Agence du revenu du Canada.

 

Was this article helpful?