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Overview
The Plan Administrator plays an important role in keeping your company’s health benefits running smoothly. From keeping Member information up to date, to managing billing and supporting employees with questions, the Plan Administrator is often the first point of contact for day-to-day plan activity.
This article outlines what’s typically expected of a Plan Administrator, so you can feel confident in the role, whether you're taking it on for the first time or just need a quick refresher!
The details
Managing Member information
Plan Administrators are responsible for adding, updating, or removing Members from the plan. This includes:
- Adding new Members when they become eligible
- Updating contact or employment details as needed
- Deactivating Members when they leave your company
Timely updates help ensure Members get access to their benefits quickly and that billing stays accurate.
Keeping Plan info current
Plan Administrators may also be asked to:
- Confirm or update company details (like addresses or contacts)
- Respond to requests about Member information
- Provide information about changes like salary updates or class changes
Supporting documentation
Admins may be looped in if additional paperwork is required, especially when:
- RRSP forms – group forms or following up with Members about RRSP enrolment form completion
Supporting Members
Members can self-help with information in our Help Centre, or in their Member Centres or by reach out to our Customer Experience team, but sometimes they may need help from their Plan Administrator with:
- Information on how to access resources
- Escalating issues to our Customer Experience team
Anything else?
Not every company handles benefits the same way. You may share or delegate these tasks with someone else on your team, like the Plan Sponsor or Billing Administrator. You can learn more about other Plan roles in Plan roles and their superpowers.
You can find tools and resources for Plan Administrators in the Plan Centre, including billing history, plan documents, and Member management features.
Need help? Just reach out to hello@blendable.ca and our Customer Experience Team will be happy to help!
FR
Aperçu
L’administrateur du plan joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des avantages santé de l’entreprise. Qu’il s’agisse de garder les informations des membres à jour, de gérer la facturation ou de soutenir les employés lorsqu’ils ont des questions, c’est souvent la personne à qui l’on s’adresse en premier pour tout ce qui touche au quotidien du plan.
Cet article vous donne un aperçu clair de ce qu’on attend généralement d’un administrateur du plan — que vous preniez ce rôle en main pour la première fois ou que vous ayez simplement besoin d’un petit rappel.
Vos responsabilités en détail
Gérer les informations des membres
L’administrateur est responsable d’ajouter, de mettre à jour ou de retirer des membres du plan, notamment :
- Ajouter les nouveaux membres dès qu’ils deviennent admissibles
- Mettre à jour leurs coordonnées ou informations d’emploi si nécessaire
- Désactiver les membres qui quittent l’entreprise
Des mises à jour effectuées rapidement permettent aux membres d’accéder à leurs avantages sans délai et assurent une facturation juste.
Mettre à jour les informations du plan
Il se peut aussi qu’on vous demande de :
- Vérifier ou modifier certains renseignements de l’entreprise (adresse, personnes-ressources, etc.)
- Répondre à des demandes concernant les membres
- Partager certaines informations comme des changements de salaire ou de classification
Documents justificatifs
Il arrive que des documents soient requis pour compléter certaines démarches. Par exemple :
- Les formulaires REER — envoi groupé ou suivi auprès des membres pour s’assurer qu’ils les complètent bien
Soutenir les membres
Les membres ont accès à une foule d’informations utiles dans leur Espace Membre ou dans notre Centre d’aide, et peuvent toujours communiquer avec notre équipe Expérience Client. Parfois, ils auront besoin de votre aide pour :
- Comprendre comment accéder aux bonnes ressources
- Transmettre une situation à notre équipe Expérience Client
Et si ce n’est pas vous ?
Chaque entreprise fonctionne un peu différemment. Vous pourriez partager ou déléguer certaines responsabilités à une autre personne de l’équipe, comme le commanditaire du plan ou l’administrateur de la facturation.
Pour en savoir plus, consultez notre article Les rôles du plan et leurs superpouvoirs.
Tous les outils et ressources utiles sont disponibles dans votre Espace Plan, incluant l’historique de facturation, les documents du plan, et les options de gestion des membres.
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Écrivez-nous à hello@blendable.ca — notre équipe Expérience Client est toujours là pour vous.