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Overview
Sometimes when a company starts a new Plan, the renewal date doesn’t match the company’s fiscal year. That can make things tricky when it comes to accounting.
This might prompt the question ‘Can we change the date?’. The short answer: maybe!
It depends on what’s in your Plan, when you ask, and why you want to make the change.
Let’s take a closer look at what we’ll need to consider when deciding if a renewal date change is possible.
The details
What’s in your Plan
Health Spending Accounts (HSA) - If your plan has an HSA, changing the renewal date also changes the time when members can claim their expenses. The first benefit period will get shorter, so it’s important to think it through.
If your plan includes something called HSA Classic, there are extra rules from the Canada Revenue Agency (CRA) that we need to follow. These rules make sure the benefit is still tax-free. If the CRA thinks the change is just helping the business owner or family members get money faster, they might not allow it.
Peace of Mind - This part of your plan is connected to an insurance policy. We can ask the insurance company about a change, but we’ll also check to make sure you don’t lose any benefits like guaranteed rates.
Enhanced Health Blends (EHB) - Good news! You can make changes to this part of the plan anytime. No renewal rules apply.
Accessory Benefits - Things like Group Travel, Extra Medical, or EFAP are billed separately. Their renewal dates usually stay the same unless something changes with billing, but that doesn’t happen often.
When you ask
We usually only change renewal dates during the first year of the Plan. If something unusual is going on, talk to us. We’re happy to listen and see what we can do.
Why you want to change it
The reason for the change matters.
For example, if your plan started in February but your company’s year-end is December 31, it might make sense to change the renewal date to match your year-end. CRA usually sees this as a good reason.
Whatever the reason, we’ll talk with you to understand your needs and make sure everything stays fair and follows the rules.
Anything else?
If you're still in your first year with us, we can probably help you choose a better renewal date. Just let us know and we’ll go over your options with you.
One last thing, we’re not tax experts, and we don’t know everything about your company’s finances. It’s a good idea to check with your tax advisor to make sure any changes are okay for your business.
FR
Aperçu
Lorsqu’une entreprise met en place un nouveau Plan, il arrive que la date de renouvellement ne corresponde pas à son année financière. Cela peut compliquer certains aspects comptables.
D’où la question fréquente : « Peut-on changer la date? »
La réponse : peut-être!
Tout dépend du contenu de votre Plan, du moment où vous faites la demande et de la raison qui motive ce changement.
Voici ce qu’il faut considérer pour déterminer si un ajustement est possible.
Ce que votre Plan contient
Compte Gestion Santé (CGS) – Si votre Plan comprend un CGS, changer la date de renouvellement modifie également la période durant laquelle les membres peuvent soumettre leurs frais admissibles. La première période sera plus courte, ce qui mérite réflexion.
Si votre Plan inclut un CGS Classique, il faut aussi respecter certaines règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC), qui assurent que les avantages demeurent non imposables. Si l’ARC juge que le changement sert principalement à permettre au propriétaire ou aux membres de sa famille d’accéder plus rapidement à leurs fonds, elle pourrait refuser.
Tranquillité d’esprit – Cette protection est liée à une police d’assurance. On peut faire une demande auprès de l’assureur, tout en s’assurant qu’aucun avantage, comme un taux garanti, ne soit perdu dans le processus.
Avantages Santé Améliorés (ASA) – Bonne nouvelle : cette portion du Plan peut être modifiée à tout moment. Aucune règle de renouvellement ne s’applique.
Avantages accessoires – Des protections comme l’assurance voyage de groupe, les frais médicaux supplémentaires ou le PAE sont facturées séparément. Leur date de renouvellement reste généralement stable, sauf exception au niveau de la facturation.
Quand faire la demande
Les changements de date de renouvellement se font habituellement dans la première année du Plan. Cela dit, si vous vivez une situation particulière, n’hésitez pas à nous en parler. Nous sommes toujours ouverts à évaluer les options avec vous.
Pourquoi vous souhaitez changer la date
La motivation derrière le changement est importante.
Par exemple, si votre Plan débute en février mais que votre fin d’année financière est le 31 décembre, il pourrait être logique d’aligner la date de renouvellement avec votre exercice. L’ARC considère généralement cette raison comme valable.
Quelle que soit votre situation, nous prendrons le temps d’évaluer vos besoins avec vous, pour nous assurer que le tout reste équitable et conforme aux règles.
Autres éléments à considérer
Si vous êtes toujours dans votre première année avec nous, nous pourrons probablement vous aider à choisir une date de renouvellement mieux adaptée. Il suffit de nous en informer, et nous passerons vos options en revue avec vous.
Un dernier point : bien que nous connaissions les règles générales, nous ne sommes pas experts fiscaux ni familiers avec la situation financière de votre entreprise. On vous recommande donc de valider toute modification avec votre conseiller fiscal.