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What it’s all about
As a Plan Administrator, you can quickly and easily add new Members to your Plan in your Plan Centre.
This article walks you through how to add new Members, along with some tips to help things go smoothly.
Looking for information on deactivating a Member? Head over to Deactivating Members in your Plan Centre.
What you’ll need
- Your Plan Centre login – if you’re also a Member on the Plan, this will be the same as your Member login. Just select the Plan Centre instead of Member Centre once you’re logged in.
- Your new Member’s name and email address
- Your new Member’s effective date
How you’ll do it
1. Log in to your Plan Centre. From the Plan menu, choose + Add Member from the dropdown.
2. Use the dropdown to pick the class you’d like to add the Member to. (This determines things like waiting periods and eligibility.)
3. Enter the member’s basic information (like name and email address).
You’ll also be asked for a Welcome Date. This is the date the person qualifies to join the Plan. It might be their hire date, or a later date if they’ve just become eligible (for example, due to a promotion or moving to full-time).
Pro-tip: The Welcome Date is different from a waiting period. If your Plan includes a waiting period, the benefits will start after that time, even though the Welcome Date is earlier.
Example:
You’re adding someone who starts on June 1. Your plan includes:
Health Spending Account that starts on the hire date
Peace of Mind benefits that start after a 3-month waiting period
> Use June 1 as the Welcome Date. The HSA begins in June, and the Peace of Mind benefits kick in after the waiting period.
4. At the bottom of the Confirm Details page, make sure the "Send activation email" box is checked and click ‘Submit’.
Next steps
Your new Member will be all set to go. They’ll receive a Welcome Message that will direct them to set up their Member Centre.
Our Plan Changes Team will review everything and handle any billing updates. If we’re missing any info, we’ll reach out to you directly.
FR
De quoi s’agit-il?
En tant qu’administrateur du plan, vous pouvez facilement ajouter denouveaux membres à votre Plan directement dupuis votre Espace Plan.
Ce guide vous accompagne étape par étape pour ajouter un membre, avec quelques conseils pratiques pour vous aider à tout faire sans tracas.
Ce dont vous aurez besoin
- Vos identifiants pour vous connecter à votre Espace Plan
(Si vous êtes aussi membre du Plan, utilisez les mêmes identifiants, mais sélectionnez Espace Plan après la connexion.) - Le nom et l’adresse courriel du nouveau membre
- Sa date d’admissibilité au plan
Étapes à suivre
1. Connectez-vous à votre Espace Plan
Dans le menu du Plan, sélectionnez + Ajouter un membre dans la liste déroulante.
2. Sélectionnez la catégorie à laquelle le membre sera assigné
(Celle-ci détermine les paramètres comme les délais d’attente et l’admissibilité.)
3. Entrez les informations de base du membre, comme son nom et son adresse courriel
Indiquez la date de bienvenue, soit la date à laquelle la personne devient admissible au Plan. Cela peut correspondre à sa date d’embauche ou à une date ultérieure (ex. après une promotion ou un passage à temps plein)
À noter : La date de bienvenue est différente d’un délai d’attente. Si votre Plan prévoit un délai, les avantages commenceront uniquement une fois celui-ci terminé, même si la date de bienvenue est antérieure.
Exemple :
Un employé commence le 1er juin.
Votre Plan prévoit :
- Un Compte Gestion Santé (CGS) actif dès l’embauche
- Des avantages tranquillité d’esprit après un délai d’attente de 3 mois
Dans ce cas, utilisez le 1er juin comme date de bienvenue. Le CGS commence en juin, et les autres protections débuteront après les 3 mois.
4. À la page de confirmation, cochez l'option Envoyer un courriel d'activation, puis cliquez Soumettre
Ensuite?
Le nouveau membre recevra un message de bienvenue l’invitant à configurer son compte dans son Espace membres.
Notre équipe des Modifications de plan révisera les informations et effectuera toute mise à jour nécessaire à la facturation.
S’il manque quoi que ce soit, nous communiquerons avec vous directement.